E-mail, qual a melhor opção para sua empresa?

Você sabia que o primeiro e-mail enviado foi em 1965? 

Desde lá muita coisa mudou.

Que tal fazer um tour por essa historia?

Os sistemas de e-mail foi uma das ferramentas desenvolvidas na criação da rede internacional de computadores. A primeira estrutura de troca de mensagens foi criada em e permitia a comunicação entre múltiplos usuários de uma unidade central de processamento de um computador.

Mas o que é E-Mail?

 Nada mais é que um correio eletrônico, ou seja, um serviço disponível na Internet que possibilita o envio e o recebimento de mensagens. Para usar essa plataforma de interação é necessário ter um endereço de e-mail.

Com o aprimorar da ferramenta, as organizações perceberam uma oportunidade na implementação do serviço de e-mail no ambiente corporativo, a plataforma possibilitava diminuição de espaço entre os colaboradores de forma ágil, eficiente e segura, além do registro organizado das informações.

A tecnologia foi evoluindo e o e-mail se tornou mais robusto, com design melhorado e algumas funcionalidades foram inseridas, como o serviço de spam e o de hospedagem para gerenciar a entrega e processamento das mensagens.

O correio eletrônico se dividiu em duas formas de gerenciamento, clientes de correio e webmail.

Cliente de Correio: utiliza um programa instalado no computador para a troca, registro e personalização das mensagens. Exemplos Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird. Existe uma versão ainda mais corporativa, o BF AICS, uma integração do Cliente de Correio com o banco de dados da empresa. Nesse recurso o programa instalado no servidor passa a buscar e-mails junto ao servidor de correio trazendo as mensagens para o banco de dados da organização.

Webmail envia e recebe as mensagens por um Browser, o acesso é feito através do endereço do site que disponibiliza o serviço por login e a senha. Os servidores de webmail mais utilizados são Gmail, Yahoo, Hotmail. Se tratando de webmail, estão disponíveis em duas versões, e-mail pessoal (gratuito ou não) corporativo (não gratuito).  

Cada empresa utiliza a opção que melhor atende suas especificações e necessidades.  Entretanto, há um crescimento expressivo de organizações adeptas aos webmails corporativos.

Vantagens do Webmail Corporativo:

• Podem ser acessado de qualquer computador conectado a internet;
• Disponibilização de suporte e arquivamento;
• Credibilidade na utilização de um próprio domínio;
• Reputação online;
• Endereços de fácil customização;
• Controle de conteúdo.

Help Desk

HELP DESK

Um serviço de Help Desk, no contexto de Tecnologia da Informação (TI), é o setor em uma organização responsável por responder as demandas técnicas dos seus usuários. Muitas das grandes empresas de TI tem Help Desk instalados para atender as demandas de seus clientes. As demandas e suas respostas são usualmente encaminhadas utilizando-se e-mail, telefone, websites ou serviços de chat. Adicionalmente, há serviços de Help Desk destinadas a oferecer este mesmo suporte técnico, mas de forma presencial.

O serviço pode ainda receber outras denominações, como SAC, Service Desk, Central de Serviços e outros, variando conforme as peculiaridades apresentadas no atendimento aos clientes.

O atendimento pelo Help Desk pode ser feito em diversas etapas, dentro de uma estrutura voltada ao suporte dos usuários. Nestas etapas, profissionais de diferentes áreas do TI se dedicam a solucionar as diferentes demandas apresentadas dentro de suas capacidades técnicas.

Alguns títulos padrão associados ao Help Desk incluem Centro de resposta de TI, Centro de suporte de computador, Centro de informações, Centro de soluções de TI, Centro de suporte ao cliente, Centro de suporte técnico, Centro de recursos, etc

O serviço de Help Desk centraliza todos os chamados de TI em um único setor onde há profissionais técnicos dedicados ao atendimento aos usuários facilitando que especialistas deem respostas e resoluções mais rápidas e eficazes aos problemas, o que permite também que o gestor tenha um controle mais efetivo sobre os chamados e a sua equipe.

Por haver diferentes tipos de usuários e clientes, o serviço de Help Desk pode ter diferentes características como por exemplo o seu local físico que pode ser realizado tanto dentro de uma empresa, quanto remotamente com a prestação de serviços aos usuários através de um sistema de callcenter. Por natureza, um sistema de atendimento flexível, o trabalho que pode ser realizado tanto pessoalmente é também feito através de novos métodos de prestação de serviço aos usuários e clientes que são constantemente adotados pelas empresas e vão além dos tradicionais sistemas de comunicação, como e-mail, telefone e chats online.

Atendimento aos usuários é a palavra-chave do Help Desk. A função deste setor é a resolução dos problemas do cotidiano dos usuários finais, o que o diferencia dos demais setor dentro do TI. Um profissional do Help Desk é o técnico especialista que auxilia diretamente o usuário nas ferramentas de trabalho de TI, enquanto que em outros setores existam os desenvolvedores, programadores e outros, o profissional do Help Desk trabalha com as dificuldades na utilização da estrutura e softwares das empresas.

Um setor Help Desk comum oferece um canal único de contato para os usuário receberem Suporte. Normalmente, as demandas de Help Desk são abertas utilizando um software ou website específico para este fim ou há um sistema de rastreamento de problemas, o que permite que os operadores do Help Desk acompanhem as solicitações dos usuários usando um identificador único (nº chamado, bilhete, etc.), facilitando encontrar soluções para os chamados mais comuns, priorizar casos e assim por diante.

Os Help Desk maiores usam diferentes níveis para gerenciar diferentes tipos de demandas. O primeiro nível geralmente é configurado para responder as questões mais comuns ou para oferecer respostas que normalmente estão em uma base de conhecimento pré-estabelecidas ou FAQ. Se os técnicos não puderem resolver o problema no primeiro nível, o chamado será transferido para o segundo nível, que terá uma equipe melhor treinada e capaz de lidar com demandas mais complexas. As organizações também podem usar níveis superiores, onde grupos que geralmente lidam com requisitos específicos de software, por exemplo, correções de bugs e atualizações que têm um impacto direto em clientes maiores.

A eficiência do Help Desk é parte indispensável de qualquer organização e principalmente as de TI. Os benefícios de um Help Desk otimizado são a satisfação dos usuários através da ajuda consistente a eles frente as adversidades que enfrentam no dia a dia fornecendo suporte aos objetivos da empresa e facilitando a rotina dos negócios. Por ser a linha de frente de recebimento de queixas, reclamações o Help Desk não deve apenas tentar resolver esses problemas, mas também é responsável ​​por manter o controle de todos os chamados, seu tipo e nível de ocorrência. Assim, sua atuação é a principal fonte de fornecimento de feedback para a equipe de desenvolvimento, que pode agir para atualizar e melhorar o produto. Ao utilizar vários procedimentos de resoluções de problemas centradas em um mesmo local, o Help Desk efetivamente administra e dirige demandas para os centros de resolução adequados. Isso proporciona clareza, evita a confusão no local de trabalho e também reduz o tempo necessário para resolver o problema. Todos esses fatores aumentam o tempo operacional e a eficiência e resultam em maior produtividade e com menos tempo de usuários com problemas em seus sistema isto reduz o custo operacional das organizações.

Bibliografia

GONZALEZ, Luz Minerva; GIACHETTI, Ronald E.; RAMIREZ, Guillermo. Knowledge management-centric help desk: specification and performance evaluation. 2004

GOVINDARAJULU, Chittibabu. The status of helpdesk support. Communications Of The Acm, Nova York, v. 45, n. 1, p.97-100, 1 jan. 2002. Association for Computing Machinery (ACM). http://dx.doi.org/10.1145/502269.502272.

KRIEGSMAN, Mark; BARLETTA, Ralph. Building a Case-Based Help Desk Application. 1993. Disponível em: <http://kriegsman.org/mark/docs/IEEE-CBR-HelpDeskPaper.pdf>. Acesso em: 02 jun. 2017.

RONGALA, Anupa. What is a help desk and Its Importance for Your Organization. 2015. Disponível em: <invensis.net/blog/customer-service/what-is-help-desk-and-its-importance-for-your-organization>. Acesso em: 02 jun. 2017.

SHOOR, Varun. The History of Customer Service: ticket troubleshooting to proactive and personal. 2016. Disponível em: <https://www.kayako.com/blog/history-of-customer-service/>. Acesso em: 02 jun. 2017.

Marketing Digital e as redes sociais

Hoje em dia, com a internet cada vez mais presente em nosso dia-a-dia, ter uma presença virtual não é mais um diferencial para as empresas. 80% dos brasileiros pesquisam um produto antes de efetuar a compra. Como influenciar essa decisão de compra e criar um relacionamento positivo com seu público alvo? A resposta está na utilização do chamado marketing digital, que nada mais é que um conjunto de estratégias de marketing utilizadas em meios virtuais possibilitando assim a interação com consumidores e a divulgação de produtos ou serviços. 

As redes sociais são ferramentas excelentes para a aplicação do marketing digital e são bem dinâmicas e acessíveis, tanto para as organizações, quanto para seu público-alvo. Elas tem um força e abrangência enormes, que às vezes passam despercebida por estarem tão presentes em nossa rotina.

Para que esse marketing digital nas redes sociais tenha bons retornos e compense o investimento que demanda, é necessário estar atento a algumas coisas:

·         Planeje suas ações com antecedência.

·         Avalie as necessidades e demandas do seu público alvo.

·         Trace um perfil comportamental desse público, a fim de facilitar a escolha das redes sociais mais adequadas.

·         Invista em marketing de conteúdo, que é uma forma de engajar seu público alvo com um conteúdo valioso e relevante.

·         Esteja atento às peculiaridades de cada rede social e de seus usuários.

·         Trabalhe com o marketing de relacionamento, visando a fidelização do seu público e a construção\manutenção de um relacionamento positivo com os clientes.

·         Monitore continuamente as páginas e esteja sempre atento ao feedback dado pelo público.

·         Trace planos e objetivos de médio a longo prazo. Estratégias de marketing digital em redes sociais exigem um prazo de maturação.

Por mais simplista que pareça o conceito de marketing digital, é realmente importante atentar para esses tópicos. Um perfil feito de forma errônea em determinada rede social pode ter o efeito totalmente contrário ao esperado e manchar a reputação da organização. Mas se essa gestão de marketing digital nas redes sociais for feita corretamente e com um bom planejamento, certamente trará bons retornos para as organizações e para os clientes, gerando um conteúdo diversificado e bons relacionamentos.

ERP- Enterprise Resource Planning

ERP, é uma sigla em Inglês que significa Enterprise Resource Planning, que nada mais é, em português que; Planejamento dos Recursos da Empresa e tem como objetivo organizar o trabalho numa empresa

Uma empresa precisa gerenciar contas a pagar e a receber, vendas e pedidos, folha de pagamento de funcionários, controlar estoque, emitir nota fiscal, entre diversos outros processos. Para cada função, poderia existir um software diferente. Gerenciar todas informações separadamente necessita de muito tempo e é mais suscetível a erros. Quando todas essas informações estão dentro de um único sistema, erros são mais difíceis de acontecer e o gerenciamento e análise de todas essas informações ficam mais rápidas. O software ERP serve para isso.

Existem muitas opções de softwares no mercado, mas os mais conhecidos e consequentemente um pouco mais caros são: Totvs, SAP e Oracle.

Com a característica de ser uma tecnologia modular, que é um modo em que o próprio consumidor possa montar seu sistema, visando suas preferências e necessidades, o ERP é um conjunto de ferramentas que, quando integradas, geram informações únicas para todos os setores, o ERP simplifica os processos operacionais e agrega inteligência, segurança e qualidade para as informações, mantendo a flexibilidade no gerenciamento departamental para cada necessidade mapeada em uma empresa.

Existem diversos fatores que valorizam o investimento em um sistema ERP de qualidade, são eles:

• Controle e padronização de processos: Quando processo de relatório, emissão de notas fiscais, atendimento ao cliente e muitos outros são organizados e padronizados dentro do sistema ERP, a empresa economiza tempo tomado em registros e atividades manuais e consequentemente melhora sua produtividade.
• Visão e redução de erros: ao se observar todos os processos da empresa através de um software, fica muito mais claro enxergar em quais setores e pontos da empresa eles estão falhando. Desta maneira a tomada de decisões é rápida e inteligente, e pode reduzir drasticamente os erros em diversos níveis da empresa.

• Redução de estoque: antigamente muitas empresas compravam matéria prima / produto em grande quantidade para garantir um preço mais baixo. Porém, os softwares erp permitem reduzir em até 32% o estoque na sua empresa, diminuindo gastos com produtos investidos e com local para guardar os produtos, isso sem perder a importante função de comprar os produtos e matérias primas com preços menores.

• Redução de pessoal: como muitos processos são automatizados e agilizados, é possível diminuir em até 27% os colaboradores da empresa. Após o sistema erp estar implantado, essa redução pode ocorrer por departamentos, visto que alguns são mais rápidos para implantar do que outros.

• Aumento de produtividade e redução de erros: A produtividade aumenta em torno de 26% visto que os processos são automatizados e os erros são evitados. Por exemplo, os sistemas erp evitam com que a logística despache produtos errados para clientes, ou então que ocorra erros na fabricação de produtos, evitando assim perder tempo e dinheiro.

FONTES:

http://portalerp.com/erp/5-entenda-erp

http://sistemaserp.org/o-que-e-erp/

https://www.mega.com.br/erp/

Deep Web e as organizações

É difundido que a deep web é um mundo desconhecido, uma "terra sem lei" e utilizada somente pra coisas ruins e ilegais. Realmente, pouco se sabe dela, porém ela não é tão ruim assim como pensam. 
O que temos acesso na internet é apenas uma pequena parte do que realmente existe. É muito utilizada a analogia do iceberg.



A parte que vemos é a World Wide Web (WWW)  que temos fácil acesso; a parte submersa é a deep web, que não temos a noção de sua dimensão.

Por não ser indexada por mecanismos de buscas convencionais e criptografada, a deep web permite que ações sejam tomadas sem a identificação ou possibilidade de rastreamento. Isso acaba trazendo benefícios emas também tem suas desvantagens. Aí segue algumas delas:

Vantagens:

• canal privilegiado utilizado pelos governos para troca de documentos em segredo
• para os jornalistas para contornar a censura
• evitar o controle de regimes autoritários

Resumindo: o usuário tem a liberdade de fazer suas coisas sem o medo de estarem sendo vigiados.

Desvantagens:

• Nela tudo é possível
• Por garantir o anonimato, se torna atraente para crimes cibernéticos.
• Velocidade muito menor que a internet normal e mais difícil.

Tem que ser cuidadoso ao entrar na deep web, pois pra um iniciante e inexperiente pode se tornar uma isca fácil para hackers ou então se deparar com conteúdos que não queira (como violência, pornografia e pedofilia.

DICA: Nunca faça downloads na deep web, a chance de você ter todo o seu computador invadido e seus arquivos acessados, há casos de hackers que usam o IP para despistar possíveis investigações e você pode acabar se dando mal. 

Afinal, o que é Business Intelligence?

Você já deve ter ouvido sobre Business Intelligence, ou simplesmente BI?

O BI como é mais popularmente conhecido, é uma ferramenta que ajuda as organizações a coletar, organizar e selecionar os dados, possibilitando tomar as melhores decisões. O termo Business Intelligence surgiu na Gartner Group na década de 80, mas o seu conceito já era utilizado pelos povos, pois eles observavam, analisavam e cruzavam informações juntos á natureza em benefícios de suas comunidades.

De forma técnica, Castro (2016) fala que Business Intelligence “ transforma grandes quantidades de dados bruto (...) em relatórios, dashboards, ou sistemas estruturados que permitam uma análise mais eficiente e contextualizada”, com a finalidade de ajudar as pessoas a terem as melhores decisões dentro da organização. Abaixo segue as vantagens e desvantagens da ferramenta para as organizações

Vantagens

v  Redução de custo;

v  Identificar oportunidades de negócio

v  e de crescimento;

v  Otimizar preços;

v  Melhorar a eficiência operacional

v  e de fornecimento;

v  A organização ganha vantagem competitiva ao melhorar

 a sua a capacidade de avaliar a relação com clientes 

e fornecedores;

v  Aumentar o lucro por cliente. (CASTRO. 2016)

Desvantagens

v   Alto custo;

v  Falta de conhecimento dos gestores

e dos fornecedores de BI;

v  Dados dispersos;

v  Adoção de hardware e software equivocada. 

v  O tratamento dos dados e o armazenamento é um processo trabalhoso e complexo. 

v Dificuldade de realizar o nivelamento entre o BI e a gestão do conhecimento da organização. (PRIMAK, 2008)

O Business Intelligence é um diferencial, tendo em vista as vantagens que o mesmo proporciona, e também uma forma de manter as empresas lucrativas e bem sucedidas, ou pelo menos evitar falências inesperadas.

É uma ferramenta relevante, pois ajuda na tomada de decisões, ao armazenar e analisar os dados de forma eficaz e eficiente. Percebe-se, portanto que o BI sofre influência direta dos avanços tecnológicos para o armazenamento dos dados.

O BI é um tema que requer muito estudo, pois pode ser utilizado em diferentes áreas e tipos de organizações, e ainda não foi totalmente explorado.

Futuro administrador fica a dica, conhecer uma ferramenta como essa pode ser um diferencial para a sua carreira!

Até mais!

Referência

CASTRO, J.M.L.T. Tendências de Business Intelligence:SSBI como  foco principal de estudo. Dissertação de Mestrado – Instituto Superior de Estatística e Gestão da Informação, Universidade Nova de Lisboa,2016. Disponivel em: < https://run.unl.pt/bitstream/10362/19434/1/TGI0065.pdf> Acessado em: 28 mai 2017.

PRIMAK,F. V.Decisões com B.I. (Business Intelligence).Rio de Janeiro: Ciência Moderna,2008.

Escrito por: Lilian Martins

Big Data: dados coletados gerando resultados mais rápidos e uma visão ampla para sua organização!

O mundo gera milhões de dados todos os dias, com várias ações feitas pela sociedade, redes sociais, visitas em sites, pesquisa, registros corporativos, movimentações financeiras, entre outros. Tornando todos esses dados preciosos, pois é a partir desses dados que o Big Data faz suas analises estruturada, semiestruturadas e não estruturadas.

A partir dessas analises é possível prever o que o cliente deseja mudanças de mercado antes mesmo das outras organizações que não utilizam a ferramenta.

A ferramenta Big Data consegue ir mais além. Conseguimos reduzir custos, analisa o que está por vim e aponta novos caminhos, é uma ferramenta ampla não se volta só na área de negócios, mas qualquer área e seguimento, como saúde, educação, entretenimento.

 Um exemplo na área da saúde que foi citado no livro escrito pelos autores SCHONBERGER e CUKIER foi o vírus da gripe no ano 2009, vírus que causavam a gripe suína e aviária, chamado de H1N1.

Algumas semanas antes do vírus aparecer na mídia, os profissionais da Google publicaram um trabalho na revista cientifica Nature, onde surgiu curiosidade entre as autoridades de saúde e cientistas da computação, mais para outras pessoas esse trabalho foi ignorado. Mais como os profissionais da Google puderam prever esse vírus? Como a Google recebe mais de três bilhões de buscas diariamente, eles pegaram 50 milhões de termos de pesquisa mais frequentes relacionados à gripe, depois foi feito uma comparação com buscas nos anos 2003 e 2008. Com uma ideia de verificar apenas pessoas contaminadas pelo vírus da gripe através das pesquisas realizadas na internet.

Quando o vírus da gripe H1N1 se espalhou no ano 2009, o sistema Google provou ser um indicador confiável, claro que com atraso natural mais ainda sim era possível ter informações valiosas antes de acontecer.

Incrivelmente, o método da Google não envolve o uso de amostras de saliva ou o contato com médicos. Ele se baseia em “big data” – a capacidade de uma sociedade de obter informações de maneiras novas a fim de gerar ideias úteis e bens e serviços de valor significativo. Assim quando uma nova pandemia surgir, o mundo terá um instrumento melhor à disposição para prever e assim, evitar a dimensão da doença. (Schonberger, Cukier,2012.p.2).

É a partir dessas vantagens que a ferramenta nós proporciona agilidades nas pesquisas, já realizadas e apontaram que o mercado mundial do Big Data deve crescer ainda mais do que outras ferramentas.